Seguramente habrás asistido a una de esas reuniones en las que te hacen una presentación de más de 50 dispositivas. Son reuniones soporíferas que terminan por provocar la falta de atención y por lo mismo, el sueño.
Nunca debemos olvidar que la atención del lector y el auditorio es el principal activo de quien escribe y expone. Por lo anterior, te enumero los siguientes ocho puntos fundamentales para hacer una buena presentación.
1. Simplifica el texto. Una presentación en cualquier formato complementa la exposición que realizas y por lo mismo no debe incluir todo el texto que vas a decir. El texto de las dispositivas es más un mapa mental con ideas o palabras clave que te ayuden a transmitir un mensaje claro y directo.
2. Un mensaje, una dispositiva. Es decir, limítate a exponer solamente un tema en cada diapositiva para que el auditorio lo asimile con mayor facilidad y no lo distraigas con varios temas o asuntos al mismo tiempo. Hay que cuidar que la información esté focalizada y sea fácil de procesar o de digerir.
3. Resume tu presentación en tres puntos. En inglés estos puntos se llaman takeaways, que son las ideas con las que te quedas y te llevas a casa y que podrás recordar con mucha facilidad pues resumen las ideas principales de lo que aborda una reunión.
4. Ordena la información. Como se realiza de manera clásica, una presentación es una historia o argumento y por lo mismo, necesita una introducción, un desarrollo y un cierre. Lo anterior significa agrupar de forma inteligente las temas que se tratan sin saltar de un tema a otro. Es conveniente realizar previamente un guion detallado del cual se extraerán los puntos más relevantes para que sean recordados con facilidad.
5. Usa listas numeradas. Ello te permitirá seguir un orden natural de los puntos que abordarás con una secuencia lógica. Además, las listas te ayudaran a simplificar el texto. No olvides que una presentación es un esquema, no un texto informativo en el que abundan los pormenores.
6. Sé directo, no te andes por las ramas. Ve al grano con lo que quieres decir y selecciona cuidadosamente la información crucial de acuerdo con tu objetivo. Guy Kawasaki, reconocido especialista en el ámbito de las nuevas tecnologías y el marketing, formuló la regla de 10/20/30 que consiste en hacer una presentación en diez dispositivas (10), en no más de veinte minutos (20) y usar una fuente de treinta puntos (30), regla que aplica lo mismo a la búsqueda de financiamiento, proyectos o capital, entre otras actividades.
7. Usa imágenes de calidad. Para tus presentaciones puedes utilizar imágenes libres de derechos disponibles en la web. No olvides que una imagen dice más que mil palabras.
8. Simplifica los gráficos. Así como te debes limitar a un tema por diapositiva, también debes limitar los datos de una gráfica que vas a abordar en la presentación en una sola diapositiva. Solo debes consignar a los datos sobresalientes y que sean indicadores relevantes sobre el tema que vas a tratar, no utilices toda la gráfica extraída directamente de Excel.
*IC